Дорожная ведомость вместе с накладной сопровождает груз до станции назначения и является документом, по которому учитывается перевозочная работа, распределяются провозные платежи между железными дорогами и оформляется выдача груза грузополучателю. Квитанция о приеме груза к перевозке выдается грузоотправителю. Корешок дорожной ведомости хранится на железной дороге отправления и является документом, подтверждающим прием груза к перевозке и взимание провозных платежей для железной дороги отправления, а также одним из документов, на основании которого учитывается погрузка грузов по железным дорогам.

В целях ускорения оформления перевозочных документов при перевозке грузов во внутригосударственном сообщении используются комплекты перевозочных документов, состоящие из накладной, дорожной ведомости, корешка дорожной ведомости и квитанции о приеме груза. Форма бланков, входящих в комплект перевозочных документов, позволяет с помощью копировальной бумаги производить одновременное заполнение идентично расположенных граф в указанных документах. Комплекту перевозочных документов после его заполнения присваивается соответствующий номер исходя из выделяемой МПС России железным дорогам нумерации.

Форма и порядок заполнения накладной для перевозки груза в международном сообщении устанавливаются соответствующими соглашениями о международном грузовом сообщении (СМГС) - двухсторонними соглашениями о прямых ж.-д. сообщениях между российскими и финляндскими железными дорогами и между ж.-д. администрациями государств - участников СНГ и австрийскими ж. д. Особенности заполнения накладной при перевозке грузов в международном сообщении между ж. д. государств - участников СНГ, Латвии, Литвы и Эстонии определены в приложении к Соглашению об особенностях применения отдельных норм СМГС. т. А. Винокурова.