Перевозки грузов по железным дорогам осуществляются в соответствии с заявками на перевозки грузов, которые предоставляют грузоотправители в управления железных дорог отправления грузов не менее чем за 10 дней до начала перевозок грузов, а также не менее чем за 15 дней до начала перевозок грузов, направляемых на экспорт, и в прямом смешанном сообщении. При возникновении необходимости срочных перевозок грузов железные дороги могут устанавливать другие сроки представления заявок на перевозки грузов: в пределах одной железной дороги (местное сообщение) - самостоятельно, в пределах нескольких или всех железных дорог (прямое сообщение), на экспорт и в прямом смешанном сообщении - по согласованию с МПС России. Перевозки грузов, предназначенных для ликвидации последствий чрезвычайных ситуаций, осуществляются железными дорогами по мере предъявления таких грузов. Форма заявок на перевозки грузов, порядок их заполнения, выполнения и учета, перечень перевозимых грузов (номенклатура грузов) устанавливаются МПС России и публикуются в сборнике правил перевозок и тарифов на железнодорожном транспорте. Железнодорожные станции выдают грузоотправителям бланки транспортных железнодорожных накладных или комплектов перевозочных документов, а также бланки заявок на перевозку груза.

При предъявлении груза к перевозке грузоотправитель должен представить станции отправления на каждую отправку груза заполненную накладную (или комплект перевозочных документов) и другие документы, предусмотренные ТУЖД, правилами перевозок грузов железнодорожным транспортом и другими нормативными документами. Не позднее чем за сутки до даты погрузки, указанной в согласованной заявке на перевозку груза, грузоотправитель должен предъявить накладную (или комплект перевозочных документов) в товарную контору станции отправления для проверки правильности заполнения наклад ной (комплекта перевозочных документов), возможности выполнения перевозки по указанному назначению, а также для согласования железной дорогой даты погрузки груза в вагон или завоза на станцию (визирования накладной, комплекта перевозочных документов). После проверки правильности заполнения накладной и других условий, связанных с перевозкой груза, грузоотправителю возвращают накладную (комплект перевозочных документов).