При обнаружении несоответствия качества поступившей продукции склад обязан приостановить дальнейшую приемку продукции и составить акт, в котором указывает количество осмотренной Продукции и характер выявленных при приемке дефектов. После этого получатель должен уведомить поставщика об обнаружении при приемке недолжного качества продукции. В зависимости от решения поставщика дальнейшая приемка может производиться с участием представителя поставщика, с независимым экспертом, либо получателем в одностороннем порядке.

Следует отметить, что как уведомление поставщика, так и его ответ получателю лучше всего оформлять с помощью телеграммы, т.к. это прямое доказательство (в отличие от оповещения по телефону) соблюдения обязанности стороной, которая должна произвести уведомление. Однако работа с телеграфом часто связана с большими временными затратами, в связи с этим наиболее эффективно использовать электронную почту, но с применением электронной цифровой подписи. После составления акта производится составление претензионного письма (с целью допоставки товара с должным качеством или возмещения в денежном эквиваленте), которое должно содержать: наименование предприятия, которому претензия адресуется, его адрес, указание партии товара, количество бракованного товара, стоимость бракованного товара, номер и дату акта о приемке продукции, содержание самого требования (допоставить товар взамен бракованного, оплатить стоимость бракованного товара, др.); в приложении к письму необходимо предоставить копию акта о приемке, копию счет-фактуры, копию товарно-транспортной накладной, копию телеграммы (письма) об уведомлении предприятия-поставщика, в заключительной части претензионного письма указывается дата, подпись руководителя предприятия, полное наименование предприятия. В ГК РФ предусмотрена возможность предъявления претензий к предприятию поставщику в случае обнаружения скрытых недостатков продукции1. Скрытыми недостатками признаются такие недостатки, которые не могли быть обнаружены при обычной для данного вида продукции проверке и выявлены лишь в процессе обработки, подготовки к монтажу, в процессе монтажа, испытания, использования и хранения продукции на складе. В связи с этим получатели имеют право независимо от проверки качества товаров, произведенной ими в должные в сроки, указанные в договоре, актировать скрытые недостатки продукции, если такие недостатки будут обнаружены после получения товаров.