Обязательный состав реквизитов для регистрации документов:

- автор (корреспондент);

- название документа;

- дата документа;

- индекс документа;

- дата поступления документа (для входящих документов);

- индекс поступления документа (для входящих документов);

- заголовок документа или его краткое содержание;

- резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

- срок исполнения;

- отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа - ответа);

- номер дела

- исполнители;

- расписка исполнителя в получении документа;

- ход исполнения;

- приложения и др.

Регистрация документов-ответов должна вестись на регистрационных карточках документов-запросов для контроля исполнения. Документу-ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер.

Конверты от поступающих по почте документов обязательно оставляйте в случаях:

- поступления заказных писем с коммерческими и финансовыми и другими важными документами - даты почтовых штемпелей необходимы для определения даты исполнения некоторых обязательств по договорам и соглашениям и служат аргументами в арбитраже и суде;

- когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов.

Деловая этика

Даже единичные случаи обмана клиентов, низкого качества, мошенничества, грубости обычно приводят к развалу дела - молва сильнее всякой рекламы.

Этика - это совокупность нравственных принципов и ценностей, позволяющих людям делать различия между добром и злом, нравственный выбор, встающий перед личностью при общении с другими личностями. В основе всех моральных принципов лежит убеждение, что главная ценность - права человека, которые ни в коем случае не должны попираться. Этот принцип должен быть главным в цивилизованном обществе: без него наступает хаос.