Злоупотребления в использовании подотчетных средств возможны при отсутствии или невнимательном текущем контроле выдаваемых авансов и списанием их из подотчета. Могут быть выданы деньги на нецелесообразные расходы, списанные в дальнейшем по несуществующим документам или при отсутствии их. Средства могут быть выданы и подставным лицам. Во избежание этого рекомендуется подписывать расходные кассовые ордера на выдачу подотчетных сумм, предварительно ознакомившись с основаниями расходов (их сметой) в таком же порядке и утверждать отчеты, ведение кассовых операций поручить не главному бухгалтеру.

При проверке учета данных операций руководителю следует просмотреть авансовые отчеты, на основе которых из подотчета работником списываются соответствующие суммы. Отраженные в отчетах выданные авансы должны соответствовать суммам, указанным в расходных кассовых ордерах, реквизиты которых зафиксированы в данном отчете. То же относится и к денежным средствам, выданным в погашение перерасхода. Суммы же остатков средств, внесенных после сдачи авансового отчета в кассу, должны быть равны суммам, указанным в соответствующих приходных кассовых ордерах. Кроме того, на данных документах проверяются печати и подписи, утверждающие их, а также выборочно арифметика.

При отсутствии контроля данных операций, излишнем доверии главному бухгалтеру возможно неоправданное кредитование поставщиков и подрядчиков, что наносит прямой ущерб предприятию. Поэтому следует быть предельно внимательным при акцепте счетов поставщиков, подрядчиков. При проверке операций с поставщиками и подрядчиками руководитель сверяет суммы оплаченных платежных поручений с суммами соответствующих им счетов, накладных, договоров и других первичных документов, при этом форма расчетов должна соответствовать форме, определенной в договоре. Кроме того, сверяются основания на перечисление средств, количества товара или объемы работ, услуг, отраженные в платежных, первичных документах. При несоответствии товаров, работ по количеству, качеству проверяются акты. Так как данный учет ведется по каждому предъявленному счету, а при расчетах плановыми платежами - по каждому поставщику и подрядчику, то по бухгалтерским регистрам можно судить о задолженности конкретно каждому поставщику, подрядчику.