- код заказчика;

- код категории заказа (срочный, с недельным сроком поставки, с месячным сроком поставки и т.д.);

- код группы товаров;

- код (номер, артикул) товара;

- количество товара;

- код пункта назначения;

- код вида транспорта;

- код упаковки;

- и т.д.

Чтобы на основании этих данных компьютер мог обработать заказ, в системе должны быть разработаны справочники:

- коды заказчиков;

- коды категории заказов (срочный, с недельным сроком поставки, с месячным сроком поставки и т.д.);

- коды группы товаров;

- коды (номер, артикул) товара;

- коды пунктов назначения;

- коды видов транспорта;

- коды упаковки;

- коды условий сделок;

- коды условий поставок;

- коды приоритетов;

- коды особенностей обработки и др.;

- коды условий работы с заказчиками: цен, скидок, порядка платежей;

- и т.д.

На предприятии должны быть разработаны:

- инструкция по заполнению формы заказа для заказчиков и операторов;

- техническое задание для автоматизации операций проверки заказов на правильность номеров (артикулов) и наименований товаров, проверки заказов по наличию товаров на складе, распределения наличных товаров между заказчиками, фиксирования неудовлетворенных количеств (отложенное исполнение) и включение их в обработку при поступлении товаров, резервирование подтвержденных количеств до поступления платежей и др.

Второй метод организации обработки заказов основан на одном из принципов реинжиниринга, который гласит: “Клиент процесса должен выполнять этот процесс”. Западные поставщики добиваются того, чтобы заказчики представляли заказы на поставку товаров в формате, который обеспечивает быстрый ввод их в компьютер. Подробный бланк заказа и формат для электронной формы заказа разрабатывают поставщики, обязывает заказчика его применять специальным условием контракта. Тем самым поставщики снимают с себя кропотливую работу операторов по приведению произвольных заявок клиентов в формат, необходимый компьютеру и по вводу заказов в компьютер. Для складов с большой номенклатурой этот объем работ весьма значителен.