Почти все крупные фирмы имеют свои компьютерные системы обработки заказов. Формы заказов, напечатанные на бумаге или в виде компьютерных файлов, разрабатываются таким образом, чтобы упростить работу с компьютером и для клиента, и для поставщика. Счета покупателям все чаще выписывают с помощью компьютерных и электронных средств.

Фирма Mack Trucks, Inc. связывается со своими дилерами по компьютерной сети. Эта система под названием MACKnet позволяет дистрибьюторам подготавливать и подавать заявки на гарантийный ремонт, размещать заказы на грузовики, пользоваться системой поиска непроданных запасов у всех дилеров и отслеживать прохождение каждого нового заказа на грузовики6. Систему MACKnet предполагается усовершенствовать, добавив к ней возможности учета и заказа запчастей.

Еще одна проблема, с которой приходится сталкиваться каждой фирме, - это дефицит товаров. В большинстве таких случаев самое лучшее - известить об этом клиента как можно раньше. Это можно сделать немедленно, если система управления запасами продавца компьютеризирована и клиент делает заказы по EDI или по телефону. Если заказ послан по почте, то с клиентом следует дополнительно связаться по телефону, факсу или хотя бы по почте. В любом случае необходимо уведомить клиента о том. когда заказанные товары будут поставлены, и предоставить ему возможность заменить заказанные товары на аналогичные товары, имеющиеся в наличии в данный момент.

На рис. 4.2 показана упрощенная схема обработки экспортного заказа. В данном случае заказ приходит в форме аккредитива (Letter Of Credit), который представляет собой банковский документ, гарантирующий оплату после выполнения всех условий поставки. Обычно эти условия предполагают, что товар должен быть доставлен покупателю в хорошем состоянии. Если продавец не выполнит указанные условия, то он принимает меры к тому, чтобы внести изменения в аккредитив по согласованию с покупателем. После этого необходимо обратиться в международное экспедиторское агентство для подготовки транспортных документов и заключения договора с морским торговым судном на перевозку. Обратите внимание, что экспедиторское агентство консолидирует фуз данного экспортера с фузами других клиентов. Одновременно состашшется несколько различных документов, причем некоторые из них нужно доставить в тот порт, куда экспортируется фуз. Если документы опаздывают, то их отправляют самолетом, чтобы они “встретили” фуз в порту получателя фуза. Как только фуз будет принят в надлежащем состоянии, об этом извещается банк и проводится его оплата.